Dans cet article, nous allons aborder la gestion de vos e-mails au quotidien d’un point de vue marketing durable et écogeste ! Quelles sont les bonnes pratiques à mettre en place par toutes les personnes dans l’entreprise ?
Quel impact numérique de l’e-mail ?
Certaines personnes vont dire que l’e-mail est une goutte d’eau dans l’océan des impacts du numérique ! Cela est vrai, ce qui consomme le plus est évidemment l’appareil qu’on utilise (l’ordinateur ou le smartphone). Le renouvellement du parc informatique est du ressort du service achats et/ou informatique.
Pour autant, tous les collaborateurs de l’entreprise utilisent des e-mails tous les jours. D’autant plus les équipes marketing et communication qui vont mettre en place des campagnes d’emailing pour attirer des prospects et fidéliser les clients existants…
Selon l’étude annuelle réalisée par Domo sur les données digitales, 231 millions de mails sont envoyés dans le monde toutes les 60 secondes…
Tout comme un produit, l’e-mail a son propre cycle de vie ! Il est créé, rédigé, c’est la phase la plus importante et impactante, puis il est transporté vers le ou les destinataires qui le lisent pour être enfin soit stocké (peut-être des années) ou bien supprimé.
12 conseils pour être plus responsable avec nos e-mails
Tout d’abord, un rappel sur « Qu’est-ce qu’un écogeste ? »
C’est une action faite par un collaborateur de l’entreprise qui est bénéfique pour l’environnement. Il permet de réduire les impacts énergétiques de l’entreprise, c’est donc un geste qui fait faire des économies !
Découvrons les 12 conseils et bonnes pratiques pour être plus responsable avec nos e-mails au quotidien en entreprise :
1. Faire du tri dans nos e-mails
Vous avez peut-être participé à l’édition 2023 du Digital CleanUp Day en mars dernier ?
En tout, 2 308 digital clean up ont été organisés en France, pur le tri des données, le réemploi et/ou le recyclage du matériel informatique. +500 000 personnes ont été impliquées et les efforts fournis par toutes les entreprises ont permis d’économiser 1 806 tonnes de CO2 équivalent !
+ de 35 millions d’emails ont été supprimés sur cette édition, soit 6 millions de plus qu’en 2022.
Pour trier ses emails régulièrement ou même pour la première fois :
- Trier ses emails par poids pour supprimer les plus lourds (vous pouvez dans la barre de recherche Gmail taper « size larger :4m » pour lister tous les emails de plus de 4 Mo.
- Trier également par pièce jointe ou bien par date et supprimer tous les très très vieux mails.
- Trier par « is : unread » pour lister tous les mails jamais ouverts : ceux-là doivent être absolument supprimés à moins de les avoir reçu il y a moins de 15 jours. Vous pouvez être sûr que vous ne reviendrez jamais sur vos précédents mails non lus !
La suppression des mails est une chose à faire régulièrement et non 1 fois par an. Générer des recherches sur des vieux mails peut consommer plus que de stocker un e-mail !
2. Limiter le nombre de destinataires / personnes en copie
Selon l’Ademe, 1 mail parcourt en moyenne 15 000 km en passant par les différents serveurs mondiaux avant d’être livré sur la messagerie du destinataire !
Une fois que l’on sait cela, ce n’est donc plus la peine d’envoyer votre e-mail en mettant en copie la terre entière ! Au-delà de la politesse du mail, répondre uniquement à celui qui l’a envoyé mais pas à tous ceux qui étaient en copie. Comme l’expression qui dit « tourner 7 fois sa langue avant de parler », et bien là, il faut prendre 2 secondes pour cliquer uniquement sur répondre et non répondre à tous !
Toujours selon l’Ademe, multiplier par 10 le nombre de destinataires d’un mail, c’est multiplier par 4 son impact environnemental !
On sait que c’est tentant de mettre plus de personnes en copie, surtout les responsables pour conserver des preuves ou autres, mais il faut minimiser un maximum le nombre de personnes.
Mettez uniquement les personnes en copie qui doivent prendre une décision, sinon pas la peine, on se fait confiance !
Idem pour les alternants, pas la peine les mettre en copie pendant leur semaine de cours, faites un récapitulatif à ces derniers lorsqu’ils reviendront la semaine suivante !
3. Privilégier la messagerie instantanée avec vos collègues
Privilégier le chat en interne en utilisant les messageries telles que Teams ou Google chat, etc. Ils seront moins énergivores, notamment pour tous vos messages courts. Pour info, une entreprise bretonne nommée Treebal se dit être la première messagerie instantanée éthique et éco-responsable.
Privilégier également avec vos collègues les liens vers les répertoires partagés de l’entreprise.
4. Limiter le poids des e-mails avec les pièces jointes
Bien souvent, on souhaite partager des fichiers de travail, mais a-t-on avec nos clients des drives partagés ? Des répertoires sécurisés où les données ne transitent uniquement via ce chemin, c’est une façon bien sûr de sécuriser les données mais aussi d’éviter d’avoir des fichiers doublons stockés à trop d’endroits !
Eviter de mettre des pièces jointes trop lourdes… En effet, cela peut faire perdre 1 ou 2 min en amont mais c’est un reflexe à prendre. Cela permet de stocker le fichier uniquement lors du téléchargement plutôt que de le stocker à 2 endroits différents.
5. Choisir des plateformes de transfert plus responsables
Favoriser un hébergement des serveurs « local » en France ou en Europe plutôt que des serveurs à l’étranger, là aussi pour des raisons évidentes de faire déplacer l’information le moins loin possible. (C’est un peu dans le même esprit que manger local !)
Selon « Le guide d’un numérique plus responsable » de l’Ademe, rédigé par Bela Loto, plusieurs plateformes sont recommandées : Framadrop, Firefox Send, SwissTransfer ou encore Filevert.
6. Réduire la taille des images ou des fichiers de vos e-mails
Si le fichier est une image, on peut la réduire en amont (exemple via compressor.io)
Si ce fichier est en format natif, type, Word, Excel, Powerpoint, peut-on le transformer en PDF afin qu’il soit moins lourd ? Cela nécessite évidemment que l’interlocuteur n’ait pas besoin de faire des modifications dessus. Le fichier pourra être enregistré en qualité web.
Eviter de mettre trop d’images dans les signatures de mails ou tout du moins veiller à ce qu’elles aient un poids le plus petit possible. De la même façon, évitez de mettre trop de couleurs ou de polices farfelues dans vos mails. Vous pouvez choisir le format texte plutôt que le format HTML dans vos paramètres.
7. Se désabonner des newsletters
Evidemment, peu importe le job qu’on occupe dans l’entreprise, on va avoir tendance à s’inscrire à de nombreuses newsletters. Tout comme on le ferait pour alléger nos boîtes mails persos et pour éviter de recevoir trop de mails qu’on n’aurait pas le temps de lire, il est utile de temps en temps de voir les newsletters reçues sur les 3 mois précédents et de se poser les bonnes questions.
Est-ce toujours d’actualité ? Le contenu est-il pertinent ? Les a-t-on ouverts et cliqué sur un des liens pour lire l’article en entier ? Si oui, on conserve la newsletter, sinon on se désabonne ! On a trop tendance à se dire « on ne sait jamais, le contenu peut servir à l’avenir », cela n’est pas bon signe, il vaut mieux se désabonner !
8. Lutter contre les spams
Vous pouvez installer un outil anti-spam pour nettoyer votre boîte mail et gagner du temps dans les tris des e-mails. Pensez aussi à supprimer régulièrement vos courriers indésirables (certaines boîtes mail proposent des règles d’usages qui les suppriment au bout de 30 jours).
L’anti-spam le plus connu est Cleanfox.
Petit rappel : Attention également aux attaques de phishing (ne jamais cliquer sur un lien provenant d’un expéditeur inconnu) !
9. Préférer le WIFI à la 4G
C’est plus économe et plus rapide !
10. Ne pas imprimer les e-mails
Cela est une surconsommation qui peut s’éviter très facilement ! Pareil pour les pièces jointes associés.
11. Organiser votre boîte de messagerie
En triant vos mails avec des répertoires dédiés, des mots clés, c’est plus facile pour retrouver ses archives ou supprimer d’un coup plusieurs catégories d’e-mails.
12. Le silence pèse bien moins que les mots
Et enfin, la dernière bonne pratique : le mail qui permet de réduire l’emprunte environnementale est le mail qu’on n’écrit pas ! Si on a un message à faire passer à un collègue, on se lève de sa chaise et on prend l’escalier plutôt que l’ascenseur pour lui en parler ! On fait du sport, on échange en vrai, et on économise l’énergie ! Un triple bénéfice…
En synthèse
Vous connaissez désormais les 12 conseils pour limiter votre impact numérique pour votre gestion des e-mails au quotidien ! Des gestes simples à faire, ce n’est qu’une question d’habitude et de réflexes. Pour les équipes marketing et communication, découvrez l’article « Comment réaliser des campagnes d’e-mailings plus responsables ? » !